今天一个副总给我打电话, 略略不好意思的问我能找到他五年前发给我的一张放到组织架构图上的证件照么? 因为HR居然都找不到. 本来HR应该保存所有员工证件照的(制作员工卡/更新员工档案等)

我一边拿着话筒一边说稍等, 很快找到当年准备那个组织架构图的原文件夹, 有所有管理层的证件照. 马上发给他了. 他给我回了一封邮件表示很赞叹. 说自己的文档管理不到位.

被表扬了, 呵呵一下

再想到前一阵和总部同事开会, 会上我开着电脑, 旁边另一公司的同事一看, 赞叹道你的电脑好干净啊. 而且居然还有那么多空间. 我瞄了一眼她的, 200G的硬盘已经用了90%了.

还一件小事, 前几天, 一个同事头疼的问我, 从哪里能找到三年前总经办发的一个邮件形式的临时通知, 说已经联系了总经办都找不到. 我哈哈一乐, 找我啊. 最后就帮她找到了

不自夸的说, 这方面自己做的还是不错的.

我记得去年公司5S运动搞得轰轰烈烈的时候, 特意强调, 5S不仅仅是办公室和车间, 更多的是我们对于电子文档的清理和整理, 包括个人工作电脑和公司各类网上平台的清理好整理.

我一向是没有删除任何工作文档的习惯, 文件夹和邮件都是分类整理的, 桌面确实会放不少临时文件. 凡是临时文件, 例如从网上下载下来要附在附件发出去的, 都直接从桌面剪贴走. 隔一段时间清理一下. 对于一些我工作范围外临时加的任务, 就按任务名称+日期的命名方式统一放到special task里面. 所以副总找我的时候我只要根据日期范围就能找到

我想说我刚工作的时候也是稀里糊涂的. 有一次抱着笔记本和老板开会, 被老板看到我的桌面之后被骂了一顿, 说这种工作习惯以后会严重影响工作效率的. 整改的过程确实很痛苦, 但结果是非常受益的. 后来那个习惯就保留下来了.

我的个人经验就是:

- 收到的时候, 如果是需要保存的文档, 多花几秒, 做好分类

- 保存文档的时候最好带上日期

- 命名很重要. 曾经一个实习生帮我干活, 她所有的表格命名是从book1到book10. 看的我头大。每一个文档都是有意义的, 好的命名能让你的第一时间知道这是什么内容, 什么时候做的.

- 定期清理很重要, 没用的文档及时删掉.

欢迎姐妹们分享更多文档管理的小妙招.