（二）计划与统筹

1.懂得细心安排时间的人往往拥有许多难得的优势： 他们能够为自己节省出更多的空闲时间； 能够享受幸福的平衡生活； 他们能够保证自己拥有足够的时间去关注那些重要的事情......

2.从每天的日计划开始怎么样？

在进行日计划的过程中，最大的挑战就是如何让自己通过计划更有效地利用这一天的时间，把最大部分的时间和精力集中用来处理重要的事情。 

 "ALPEN① 法则"

A=Aufgaben aufschreiben 写下任务

首先，请你将一天当中需要处理的所有事情都一一列举出来。（如果可能的话，请你利用前一天晚上睡觉之前的时间来完成这项工作。）

你一定要把自己思考的内容一字一句写下来。如果你认为这种做法只是浪费时间，那就是因为你不曾了解它的诸多好处：

第一，仅仅经过大脑思考的内容是很容易被忘记的，动笔的过程能够帮助你形成更深刻的记忆；

第二，在书写的过程中，你能够一清二楚地看到那些重要的事情，从而在头脑中形成更为清晰的整体脉络，这同时也是对你总揽能力的一种很好的训练；

第三，对于大多数人来说，书面的东西要具有更强的约束力，与头脑中的模糊概念相比，这种白纸黑字的计划书能够更好地敦促你将自己的想法付诸实践。

Laenge der Aktivitaeten einschaetzen    估算所需时间

我们还需要根据自身情况，进一步估算出每项日程安排所需的具体时间。可能在第一次进行估算时，你很可能会过高地估计了自己的办事效率，把太多的事情安排在一天的时间里，最终导致计划无法顺利进行下去；此外，还有另外一种更为常见的可能性，那就是你会发现每件事情都需要很长的时间，于是不得不慷慨地把大段宝贵的时间分配出去。

在时间管理领域有一条"帕金森定律" 根据这个定律，人始终是根据任务的时间期限来调整工作速度的。

总而言之，人总是倾向于拖延时间的。如果不加限制，很多事情可能一辈子都完成不了。

因此，在进行这个步骤的时候，请你一定要注意时间限制的现实性，尽可能根据自己的客观能力制订出合适的时间限制。

而且，一旦定好了计划，就请你严格要求自己，遵守自己规定的时间限制。

P=Pufferzeiten einplanen  预留弹性空间

一份切实有效的日计划应该只包括那些你想做而且确实能够做完的事。

如果你把一天的日程安排得太满，每件事情之间都没有足够的弹性空间，那它们就会变得像一列密密麻麻的多米诺骨牌一样危险。一旦出现任何突发事件，其后的所有安排就会一件接一件地受到牵连，你的一天也就会随之变得一团糟。

因此，请你一定要在制订计划的时候为自己预留出足够的弹性空间，以防万一。

只要遵循以下这个"50-50原则"，你也能摇身一变，成为掌控未知事件的高手： 

将已知的活动和安排计划在50%的时间之内； 

把剩余的50%时间预留出来，用于处理一些可能发生的突发事件，例如上司突然布置下来的任务，解决突如其来的问题，应对所谓的"时间盗贼"等等。 

（如果当天的突发事件没有发生，预留的时间段空闲着，可以做一些自己喜欢的事。但是，适当的预留弹性空间的防范措施还是十分必要的。）

E=Entscheidungen treffen 果断做出取舍

要想制订出一份有意义的日计划，你还要进一步学习选择与取舍。

因只有真正重要的事情才值得你为之付出宝贵的时间和精力。

在这个过程中，请你注意： 

排列出所有任务的轻重缓急顺序；

把那些在任何时候都十分重要的事情用特别的符号标记出来； 

划掉那些你不必亲自处理的事情。 

（如果你在某段时间内异常忙碌的话，那就更要找出当天最重要的一或两件事情！只要你能够保证每天都完成计划内的这一两件最重要的事，心情就会始终保持舒畅。因为，你知道自己已经解决了最大的问题。）

N=Nachkontrolle 检验实施效果

再好的计划也只有在付诸实施以后才能体现出价值。请你养成习惯，在每天结束工作之后都简单回顾一下当天的日计划，看看自己完成了哪些计划，并将尚未完成的工作顺延到下一天的日计划中。这样一来，你就会逐渐意识到拖延的坏处，自然而然地改掉拖拖拉拉的坏习惯。 

接下来还有最重要的一个步骤：要对整个制订和实施计划的过程进行进一步的分析，找出未能顺利完成计划的原因所在： 

是否因为你为自己安排了太多的任务？ 

是否因为你在某件事情上所需的时间比想象中要多？

是否因为你把时间浪费在了一些并不重要的事情上？

否因为你受到了外界的干扰，才无法顺利实施今天的计划？ 

透过对原因的分析，请你接下来思考一下可能的改良方法："我的日计划是否尚欠妥？我的工作方式是否还不够科学？我是否能够以更高的效率来处理某些具体的事务？" 

此外，还请你发掘一下，过去这一天的价值和意义何在："我有没有把精力集中在真正重要的事情上？我有没有向着自己的目标迈进了一步？如果没有，为什么？在接下来的几天中，我还可以通过哪些主动的努力来弥补这些不足？" 

随身携带的"每日简报" 除了在脑中谨记"ALPEN法则"以外，还可以借助自己的双手来总结一天里的收获。

办法很简单，每根手指都代表了一个重要的检验方面。

你只需要在每天洗澡或刷牙的时候看着自己的手指，逐一思考这五个问题就可以了： 

大拇指是一只手上最粗的手指，它就像五根手指的首领一样，代表着思维上的成就：

你在这一天里学到了什么新的东西？

取得了哪些新的思考结果？ 

食指通常是用来指明方向的，它代表了整体目标的实现进度：

在这一天里，你有没有做出什么有助于实现目标的事情？ 

中指是五根手指中最长的一根，它代表了我们的心理状态：

你今天的心情如何？ 

无名指上通常都戴着结婚戒指，它象征着信赖与伴侣，因此代表了他人对我们提出的建议和指导：

在这一天内，你接受了谁的帮助？ 

最后，小拇指代表了我们的身体状况。看到它，你就应该问问自己：

我今天为自己的身体健康做了什么？ 

完美的一天 "ALPEN法则"无疑能够帮助你制订出合理的日计划，但任何事情都是过犹不及的。我们千万不能过度迷信计划的功效，企图通过计划将一天中的每一分每一秒都安排得妥妥当当，这种做法只会让我们沦为自己亲手制订的计划的奴隶。请记住：任何计划都不应该剥夺我们灵活安排时间、调整自身状态的权利！