一 邮件的正确使用场景

适合使用邮件的场景：

1.公告、流程、事件通知、制度流程的发布等；

2.正式的汇报、时间的确认和通知；

3.会议纪要或项目启动等需要多部门沟通的事项；

4.公司内部审批流程；

5.其他正式场合；

不适合使用邮件的场景：

1.不适合聊私事，任何私事都不适合在邮件中进行沟通；

2.不适合吵架，如果觉得自己发出的内容可能带有一些负面的信息，尽量的采取方面沟通的方式。通过双方的表情和语气，能够减少误解；

3.不适合大规模的反复讨论，比如很多人在邮件中针对同一个事情各自提出自己的看法；

4.不适合讨论过于细节的事项，讨论的内容过多会造成，邮件的臃肿，也不便于查找；

二 邮件的正确写作方法

1.邮件标题

1）清晰的标题可以增加收件人打开的欲望和恢复的速度。如：请审批某某事项的申请；请回复关于对某事件的意见；通知：关于公司内部召开某活动等；

2）邮件被转发或回复后，改变了邮件讨论的主题时，需要修改邮件标题便于阅读；

2.收件人和抄送人

1）邮件的任何一次书写和回复都要检查收件人和抄送人是否适合，是否应该了解邮件的全部内容。

3.附件

1）检查附件的完整和标题；

2）修改附件重新发送的时候相应修改附件文档的名称和邮件主题，可以加上“以此为准”、“终版”等标识，并在邮件正文加以说明；

3）有多个附件的时候可以给附件编号，并在文档名称前进行修改，附件一，附件二。

4.正文

1）简明扼要，条理思路清晰，尽量不要用太长的句子，尽量分段列式；

2）告知相关人员见到邮件后需要进行的行动，如请审批、请转发、请知悉、请回复或其他需要进一步的行动。

5.其他细节

邮件进行转发的时候可以对转发的邮件内容进行一个简单的概括，并告知收件人自己转发邮件的目的以及希望对方下一步的行动。

每一次写邮件的时候都问一下自己，假设你是收件人，你是否愿意阅读一份标题和内容都混乱的邮件，并给与回复呢？推己及人，把邮件写得简洁清楚，可以提高自己和同事们共同的工作效率。