超级整理术   【日】泉正人

最近看的书都是关于整理的， 提高工作效率的，实在是因为自己也饱尝这种整理之苦，也陷入了误区，所以希望能够提高工作效率，减少工作失误~~

 每个人对自己的工作文件、电脑、时间啊等等都有一套规划的做法，那么谁该学整理呢？什么是整理呢？

要做的工作太多，不知如何下手；

办公桌上乱成一团，时间经常花在找东西上；

电子邮件看不过来，不知道怎样整理电脑内的信息和资料；

虽然制定了工作计划但从未按计划完成过；上班时间不够用，经常加班；

总是说“忙死了”。

oh my God，小牛儿全中枪~~

工作中，“整理不是为了环境整洁，而是为了提高工作效率”

“超级整理术”的总体方法是“按照规则进行整理”，而且规则越简单越好。还有一项原则“可干可不干的事应尽可能地偷懒”。

一、整理文件和办公桌

这是每个上班的人都要面临的问题吧，可是根据统计，一个现代商务人士，一年花在找东西的时间大约是150小时，按每天8小时工作时间计算，一年中有19个工作日在找东西。如果我们整理得当，提高工作效率，将这19个工作日的时间节省下来供自己支配，岂不是美哉~

1、不要记“东西放在哪”，而是记“应该放哪儿”。整理的最佳状态就是需要的东西和信息随时能找到。因此要制定规则，规定好物品应该摆放的位置，且一定要用后归原位。

2、文件分类保管，但是不必分类太细。小牛儿办公桌上经常是各种文件扎堆，找东西要从头翻到尾。超级整理术告诉我们文件一到手就要分类，但不必特别细致，可以分成①正在办理的或近期要用的文件，摆在办公桌桌面上最容易拿到的地方；②需要保存的重要文件，如合同、发票等，封口保存；③不知以后是否需要的文件，暂时保存。

（小tips:正在办理的文件放入透明文件夹，根据工作项目分类，统一封面写清项目和合作方名称以及开始日期e.g.160531；文件统一成A4大小）

文件夹可以放在大号的文件盒里（文件盒可以通过颜色进行分类），如果文件夹数量较多，可采取“使用频度分类法”：凡取出一份文件，还原时都从左侧摆放，这样使用频率高的文件，都集中在左侧啦~~

3、学会扔东西

尽量减少纸质文件的堆积，并且学会及时扔东西，只有这样，有用的文件才能迅速的被我们找到。那怎么判断一份文件该不该扔呢？可以参考3条小准则:是不是已办文件？是不是重复的文件？是不是今后不再用到的文件？如果不确定今后是否还有用，就统一放到一个大纸箱里，到年底大扫除时，从箱子下面开始检查，越是下面的越可以考虑扔掉~~~

（作者建议读书笔记最好是输入在电脑中而不是用笔抄写，这样便于搜索。做好的摘录笔记有空时要反复阅读，当书中的精华呢内容逐渐成为我们思想的一部分，那么书就可以扔了，因为我们需要的不是书籍本身，而是书中的精华）

4、常用物品和工具应该不用站起来就能拿到

5、下班时活儿没干完不要收拾桌子

6、在名片上写下见面日期、地点、外貌特征。收到一张名片，就在上面写下上述的信息，以便日后回想这个人是谁。

7、万事开头难，从每月一次做起。付诸行动是十分重要的哦，小牛儿现在每周五下班后都会花半小时左右整理一下这一周的文件和资料~并把下周可能需要的资料列出来，一边下周上班后可以尽快投入工作状态~~

二、整理电脑和电子邮件

“要把电脑当做另一个大脑来用，不要浪费自己宝贵的脑力“人的脑力是有限的，应该努力把自己从琐碎繁杂的事情中解脱出来，集中脑力在思考上。

1、信息“一元化管理”。家里一台电脑，工作一台电脑，经常会发生两台电脑资料不同步，想要找文件浪费很多精力。作者在书中建议：把所有的信息都集中在一台轻巧便捷的笔记本电脑内，这样便于信息的统一与同步。而最好手机、日历本上的日程信息都与此电脑同步，实现信息的“一元化管理”.

2、信息不必分类过细，要便于搜索。小牛儿喜欢各种归类，电脑中的文件总是会根据其相关性整理成一个文件夹又一个文件夹，然后下面好多层子文件夹，总觉得这样分类比较清晰，但其实往往点鼠标的过程就是在浪费时间。作者建议最多设3个层次的文件夹就可以了，文件夹名称和文件名要尽可能详细，而且格式统一，如“日期+项目名称+内容”，这样便于日后搜索。电脑桌面上文件夹数量最多不超过10个。  作者在书中推荐了“谷歌桌面”，小牛儿没用过，有兴趣的姐妹可以试一下~

3、邮件快速分类快速回复。想起邮件小牛儿真的死的心都有了，有的邮箱的邮件已经有上百条没看过了，好心塞啊~~~作者给了我三条规则：①邮件打开后只读一遍，需要回复的立即回复，如果实在没空，就将邮件归在“尚未处理”的文件夹中，有空时一并回复，但最好在第一时间回复一句“邮件已收到，回头答复您或晚些回复您”。以此可以建立互信，并能够给对方“她总是很快回复我邮件”的印象，时间一长，对方的习惯也会被我们规则化哦~②要在5秒钟作出判断，尽可能的减少犹豫以及思考的时间。③邮件要简单明了，节约彼此的时间。

三、如何收集和整理海量信息

20/80法则

让信息自动飞来（如用RSS订阅博客信息，订阅各种电子杂志）

“我们自己主动搜集信息时只挑自己关注的信息，久而久之得到信息的范围会变窄，我们看待和思考问题的视野会变狭隘”。

对于订阅的纸质杂志也要进行信息整理，对于有用的信息可以摘录至电脑，摘录完毕就可以把杂志送人或者卖掉了~

四、整理大脑

1、清空大脑，把事情都记在日程表上。如果我们的大脑被各种琐事所占据，那么时不时冒出的小事儿会大大的影响我们的工作效率。“要想让自己专注于眼前的重要工作，就必须要清除大脑中的一切琐碎事情，使大脑处于空荡荡的状态”。

2、把操作性工作委托给他人。 在我们扫视日程表时，除了关注工作的轻重缓急之外，还应该从“这件事该不该自己做”的角度进行考虑。对于操作型的工作我们可以委托给他人，从而节约自己的时间，有更多的精力去做思考型的工作。

3、对会议进行程序化管理。能用邮件处理的问题就无需开会。如果是不得不进行的会议，建议先做要点提纲，用邮件发给会议参加者，让大家搞清楚会议的一听，做好相应的资料准备，并整理好自己的发言后，再参加会议。

4、用“过滤器”判断项目的可行性

构思新项目的4条思考：能否令自己感到愉悦？是否有市场发展前景？是否是积累型的业务？是否会社会有益。

新项目的10个要点：投资回报率能否达到50%以上？在看清这项事业最重要的关键点的基础上，再进行思考。最大的风险是什么？如何规避风险？有哪些竞争对手？竞争对手的预计销量和预计收益如何？能够将其系统化？市场战略。自己最擅长这项事业的哪个方面？减去固定费用和波动费用，收益大概能超过盈亏平衡点多少？

小牛儿觉得，这个对于思考型工作的人，以及想要自己创业做点什么的人来说是个不错的参考哦~~

5、在自己喜欢的地方工作

五、整理时间

1、给工作任务设定周期提醒 不仅是工作任务哦，即使是偶尔冒出的小灵感，小创意也要保存进日程，定期提醒。

2、有效利于空暇时间。

3、设定一个“绝对努力工作不走神”时段。书中指出有一个公司就制定了这样的制度，规定每天12:30-14:30这两个小时内，禁止同事之间进行交谈，禁止员工在办公室内走动，也不准接电话。一开始有员工反对这一规定，但是当大家习惯之后，公司的工作效率得到了大幅度提高，加班的现象也明显减少了。

4、轻易不打电话，打电话就要有效率，尽量在3分钟之内结束。

5、工作日和休息日保持一致作息（好难啊，小牛儿每个周末都是补觉日，不过也存在周末自然醒反而比上班闹钟强制叫醒的时间更早的情况）

总之，我们整理的最终目的是要提高时间的利用效率，通过减少不必要的时间浪费，我们可以有更多的自由支配的时间，可以使自己从无尽的文件资料、无边的繁杂事务中脱身去思考，去整理自己的生活，把日子过程自己想要的样子！