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luoluoatbj

如何进行 办公整理

luoluoatbj
luoluoatbj   luoluoatbj 2016-07-15 11:01 阅读(2244)

为什么我们要整理自己的办公空间?有几个理由:


1.    虽然这不是属于我们的资产,但是我们会把自己一周五天,一天从早到晚最好的时间用在这个地方。谁也不愿意在一个又脏又乱的环境下,度过自己人生最重要的时光吧。
2.    杂乱的办公桌,会降低你工作效率有木有,重要的文件被埋在不重要的文件下面,需要的时候反而找不到。

3.    干净的办公桌,也会让大家对你的印象比较好,还可以提升自己的工作运。


有序的办公整理,主要分为以下几点:
桌面抽屉
Step1:首先将不需要的东西清空,文件可以先放在一堆待会分类。一种文具只要留一样就够了,比如剪刀,真的找不到还可以问其他同事借用。笔也不用留太多,而且要确定是不是好写,不好写的笔坚决不占笔筒的位置。
Step2:常用的文具,比如笔筒可以摆桌面,不常用的文具要放在抽屉里,比如计算器,便签等。让桌面尽量留白。

Step3:因为文具都比较琐碎,不容易翻找,抽屉里可以购买一些好用的分隔层。像小夹子等更是要用盒子收纳。

Step4:票据要放到票据夹里,文件要尽量放在文件夹里。文件夹我建议买些自己喜欢的,因为公司供给的颜色和规格都很有限,用一些颜色比较不同的,也容易分辨文件。
Step5:到了这一步,可以做点延伸。比如发展自己的风格,一般男生可以黑白灰为主,女生可以活泼点,浅蓝浅粉。色系不要全是深色,太累眼睛;也不要太强烈,以免反而不容易找到东西。

小摆设只留一两样就够了,能让你感觉解压的东东比如盆栽,照片等,但不要太多,也会显得自己比较职业。


文件资料
按照时间和重要性顺序排序,同一个项目的文件最好放在一个文件夹中。不需要的副本文件,在确认电脑里有后,可以销毁纸质文件。

另外一个重点是,你不在的时候,要让别的同事能找到资料。一般我习惯把最正在进行的文件放在左手的角落,打印一份(让别人从桌面拿会比从电脑找方便很多)。


电脑瘦身
最后一步是,把电脑进行清理。文件名称要规范,比如“南京项目-行政-20160403”,把重要的文件夹按照序号01给予优先顺序(不然电脑只会按照名称自动排序)。按照项目,种类,时间各自归档,避免在电脑桌面上排列太多文件。
定时收拾
在拥有一方轻爽的的小天地后,还要养成定时收拾的习惯。因为你的文件流动是不停的,每天都会有新的工作涌进来,如果不把已经做完的工作及时处理,桌面很快就会恢复原来的杂乱。

这个频率可以是每天下班前的5分钟,也可以是每周五,时间由你自己定,重点是一定要养成好习惯哦!


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图片来自网络。

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