昨天发了这篇帖子nikian的PPT小课堂开讲: 姐妹们有什么需求             

得到不少姐妹们支持，受宠若惊，于是赶紧先写第一篇。

这一篇主要讲——

1）正确认识PPT

2）如何根据需求去准备PPT？

3）PPT不能滥用

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1）正确认识PPT

PPT，全称PowerPoint，是微软的演示文稿软件。

演示文稿，顾名思义，这是用来辅助演讲的一个文件。大部分是用在一对多的场合，例如培训，业务汇报，成果展示，重要会议演讲，等等。

这表示，一份PPT，不管做得再好，那么也是没有办法替代你的演讲的。同时，PPT没有办法展示更多深入的内容，你的演讲才是核心部分，而PPT的作用，是用来辅助演讲，点出核心内容。

一份好的PPT，在一对多的场合，不能喧宾夺主，那表示——

PPT不能做得太花哨，花哨指的是太多动画，各种突兀的卡通图片等等。恰当的动画效果，主要是用来拉回听众的注意力，时刻跟住你的演讲步伐，达到你希望的效果。

那么，是不是说，只要会演讲就好了，反正PPT也不重要？

不是的，一份好的PPT是给你加分的，也可以弥补演讲的缺陷。演讲精彩了，PPT不减分，那也是非常好的效果。

PPT的两个词，power，point，我觉得形容得特别好，一份演讲文稿，就是既要有Power（力度）又要有Point（重点）。理解了PPT的用途，我们再去准备PPT。

2）如何根据需求去准备PPT？

上面提到，PPT更多是用在一对多的场合。如何去准备PPT？

第一部是要根据你的演讲诉求——

你要讲什么主题？

想让听众了解什么内容？

对于不能到场的听众，他们事后光看PPT能够获取他们想要的信息？

是否有其他支持性文档？

……

例如，准备一份新员工培训用的PPT。听众是新员工，考虑诉求可以有两个方向——

一是从新员工角度，他入职希望获取那些信息能够帮助自己尽快融入，还想知道那些和他切身相关的政策，例如休假政策，差旅政策，考勤政策，薪酬福利等等，以及各种日常工作流程。

二是从公司角度，哪些政策和要求是需要新员工马上知晓并遵守的，例如安全培训，合规要求，等等。

弄清楚这个需求，那么需要准备的内容框架就有了。

准备PPT的步骤不是上来就打开PPT开始画。而是列好框架和各类小标题，一个一个准备，一般我是先用草稿手写出来，然后去寻找需要的支持文件和内容。

第一步，也是最重要的一步，就是把你相放的信息/内容全部准备好

第二步，突出重点，去掉繁冗多余

第三步，所有内容都不变了，这个时候PPT很丑，但没关系，调整格式和布局其实是最后一步，而具备一些技巧之后，这个步骤会是非常简单。

做PPT就是这样123步，同样的，如果你是在帮别人准备PPT，也要详细弄清楚对方想阐述的内容，这些都定下来，才到最后一步去让PPT更加美观和易读。具体的规划步骤，在下一节详细来说。

3）不能滥用PPT

PPT大部分是用在一对多的场合，充其量就是一个工具，不能滥用，以下几种情形不适合用PPT

一，讨论会

就一个命题你们需要非常深入的讨论，涉及到许多深入的内容，你们可能要看许多文件最终做决策的，这时候准备PPT是挺多余的，也浪费时间。或者说，不需要去精心准备一份PPT，因为你们主要是在讨论，而非听某个人演讲。

二，涉及大量数据分析

如果你们的会议涉及到大量数据分析，可能要来来回回看许多报表，那么PPT也是不适合的。一些年度的业务汇报上，我们也会用到大量的数据，但展示的是一个整体的概况，这是适合用PPT的。

三，听众特别少

比如是一对一或者一对二的，如果是那种制式的培训或者拜访客户用来做产品介绍，经常要用到，或者是对领导的汇报，那么适合用PPT。但如果只是偶尔的，内部的，那么不建议用。

其他不适合的场合我暂时没有想到，欢迎姐妹们补充。其实不适合的场合，原则就是，这份PPT，对你们的沟通，是否非常重要，如果重要，那么就用心准备一个，如果不是，那么就没必要浪费时间和精力。

PT。是不是当了老板就不需要知道PPT知识了？从我的经历去看，并非如此，正因为老板具备许多PPT知识，所以他才能提要求，想要什么样演示效果的PPT，我接触过两个年薪百万的老板，都是PPT高手，虽然他们不做PPT，但他们懂得通过那些工具让PPT做得好，也懂得什么样的布局能实现他们演讲的目的，这样的老板，更能服众。